Informativa per il trattamento dei dati personali

Vers. Mod.: IC – Data Agg. 01/2023
Articoli 13 e 14 REGOLAMENTO EUROPEO N. 679/2016D.lgs. 196/2003 novellato dal D.lgs. 101/2018 

Gentile Cliente, la scrivente Idrobase Group Srl, con sede in Via dell’Industria 25 – 35010 Borgoricco (PD), C.F. e P.I.V.A. 04604140287, in qualità di “Titolare del trattamento” La informa, ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (in seguito “Regolamento UE”), che i Suoi dati saranno trattati secondo quanto di seguito indicato:
 
1. Oggetto del Trattamento
Il Titolare del trattamento La informa che i dati personali, identificativi (ad esempio, nome, cognome, ragione sociale, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari e/o di pagamento, ecc.), in seguito chiamati “dati personali” o anche semplicemente “dati”, a Lei relativi, acquisiti anche verbalmente direttamente o tramite terzi potranno formare oggetto di trattamento nel pieno rispetto del Regolamento UE.
Per trattamento dei dati s’intende qualsiasi operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, distruzione dei dati stessi.
 
2. Natura dei dati Trattati, Base giuridica e Finalità del trattamentoNatura dei dati trattati.
In relazione al rapporto contrattuale o in relazione a tutte le fasi preliminari alla conclusione del contratto saranno trattatati unicamente “dati personali comuni” quali, ad esempio:
· dati anagrafici (nome, cognome, etc.) indirizzo di residenza e/o domicilio e recapiti (telefono, cellulare, e-mail e/o altri);
· dati bancari e/o finalizzati al pagamento;
· Precisazione: solo eccezionalmente e solo per adempiere agli obblighi precontrattuali, contrattuali e fiscali derivanti da rapporti con Lei in essere e/o per adempiere agli obblighi previsti dalla Legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria potrebbero essere trattati dati particolari (art. 9 Regolamento UE) previa adeguata informativa e raccolta del consenso.
 
Finalità del trattamento.
I suoi dati personali quali saranno trattati per le seguenti finalità:
A. esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzioni di misure precontrattuali, contrattuali e fiscali adottate su richiesta dello stesso;
B. per adempiere agli obblighi previsti dalla Legge, da un regolamento, dalla normativa comunitaria o da un ordine dell’Autorità (come, ad esempio, in materia di antiriciclaggio) ai quali è soggetto il Titolare del trattamento;
C. per il rispetto delle normative civilistiche contabili, fiscali e di pubblica sicurezza, oltre alla gestione amministrativa del rapporto (fatturazione, eventuale gestione documentale, ecc.) e agli adempimenti comunque correlati all’esecuzione del contratto con Professionisti incaricati;
D. per la trasmissione di comunicazioni relative a eventi, manifestazioni, ecc. a cui l’interessato è iscritto e/o potrebbe partecipare;
E. per analisi statistiche, ricerche di mercato e controllo qualità;
F. per gestioni assicurative;
G. per l’organizzazione e lo svolgimento di eventi e incontri anche di natura promozionale;
H. per inviarLe materiale informativo, pubblicitario, vendita diretta, comunicazioni commerciali e promozionale (marketing);
I. per analizzare le Sue preferenze e ricevere informative e/o comunicazioni commerciali personalizzate (profilazione).
 
Base giuridica del trattamento.
I Suoi dati personali, per le finalità di cui dal punto 2A al punto 2F saranno trattati rispettivamente per il perseguimento di un interesse legittimo del Titolare (art.6, par.1, lett. f considerando 47, 48, 113 Regolamento UE), per l’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (art.6. par.1, lett. b Regolamento UE), per adempiere ad un obbligo di legge al quale è soggetto il Titolare del trattamento (art.6. par.1, lett. c Regolamento UE). 
 
I suoi dati personali, per le finalità di cui ai punti 2G, 2H, 2I della presente informativa potranno essere trattati lecitamente esclusivamente previo suo consenso (art.6. par.1, lett.a Regolamento UE), specifico, separato, espresso, documentato, preventivo e del tutto facoltativo.
 
Nel caso Lei decida di prestare il consenso ai punti 2G, 2H, deve essere preventivamente informato e consapevole che le finalità del trattamento perseguite sono di specifica natura commerciale, pubblicitaria, promozionale e di marketing in senso lato. In un’ottica di assoluta trasparenza, si informa dunque che i dati saranno raccolti e successivamente trattati in base a specifica prestazione di consenso:
1. per inviare materiale pubblicitario ed informativo (es. Newsletter), a carattere promozionale;
2. per inviare informazioni commerciali; effettuare comunicazioni commerciali interattive con modalità cartacee, automatizzate o elettroniche e, in particolare, a mezzo posta ordinaria o e-mail, telefono (es. chiamate, messaggi WhatsApp, SMS, MMS), fax e qualsiasi altro canale informatico (es. siti web, mobile app);
3. per inoltrare inviti a eventi, manifestazioni e a riunioni di carattere informativo e promozionale;
4. per inoltrare comunicazioni di aggiornamento su iniziative promozionali o su novità tecniche, per servizi, formazione o assistenza e/o rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità.
 
Il consenso da Lei prestato potrà essere revocato in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca (art. 7 par.3 Regolamento UE).
Inoltre, si informa l’interessato, che ai sensi dell’art. 21 del Regolamento UE, l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per le finalità di marketing e che, qualora l'interessato si opponga al trattamento, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità.
 
3. Modalità di trattamento
Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
Il trattamento dei Suoi dati personali è realizzato per mezzo delle operazioni indicate all’art. 4 n. 2) del Regolamento UE e precisamente: la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione, il blocco. Il trattamento dei dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato con mezzi manuali, informatici e telematici, su supporti cartacei e/o digitali. Il trattamento verrà effettuato in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
Il trattamento dei Suoi dati personali sarà effettuato mediante strumenti cartacei ed  elettronici sia dal personale dell’Azienda, autorizzato al trattamento dei dati personali, sia da soggetti esterni chiamati a svolgere specifici incarichi, per conto del Titolare del trattamento, in qualità di Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 Regolamento UE, previa nostra lettera di incarico che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali, e l’adozione di misure di sicurezza idonee per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti e non corretti, ed accessi non autorizzati, nel rispetto  delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei dati personali.
Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la sede del Titolare del trattamento ed è a Sua disposizione.
I suoi dati personali non saranno diffusi e non saranno trasferiti verso paesi terzi o organizzazioni internazionali, non saranno comunicati a terzi tranne che per obblighi di legge o di contratto (si precisa che rientra negli obblighi di contratto anche la comunicazione dei dati all’ altra due Azienda del Gruppo e precisamente a ALBA SRL, essendo le attività di questa essenziale al completamento/esecuzione di quanto da lei richiesto).
 
4. Tempi di conservazione dei dati e altre informazioni.
Il trattamento sarà svolto in forma automatizzata e/o manuale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 32 del Regolamento UE in materia di misure di sicurezza, ad opera di soggetti appositamente incaricati e in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 29 del Regolamento UE nonché conformemente a quanto previsto dell’art. 2 quaterdecies del D.Lgs.. 196/2003 (novellato dal D.Lgs. 101/2018).
Le segnaliamo che, nel rispetto dei principi di liceità, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati, ai sensi dell’art. 5 del Regolamento UE, previo il Suo consenso libero ed esplicito, i Suoi dati personali saranno conservati per il periodo di tempo necessario per il conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati e/o per il tempo necessario per obblighi di legge o fino a che non intervenga la revoca del consenso specifico da parte dell’interessato e, quindi:
- con riferimento alle finalità indicate nei punti da 2A a 2F, i dati verranno conservati per il tempo non superiore a quello strettamente necessario per l’espletamento degli obblighi di legge e di contratto;
- con riferimento alle finalità indicate nei punti 2G, 2H, i dati trattati per finalità di Marketing saranno conservati dalla Scrivente dal momento in cui l'interessato ha fornito il proprio consenso fino a che tale consenso non sarà revocato. Nel caso in cui il consenso venisse revocato, i Dati non potranno più essere trattati per le citate finalità di Marketing ma potrebbero essere ancora conservati al fine di gestire eventuali contestazioni e/o contenziosi. Il tempo di conservazione dei Dati per finalità di Marketing previsto dalla Scrivente è conforme alle norme locali nonché ai provvedimenti dell'Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali (normalmente 24 mesi).
- con riferimento alle finalità indicate nel punto 2I, i dati trattati per finalità di Profilazione saranno conservati non oltre i 12 mesi dalla raccolta.
Dati dei possibili candidati: i dati personali degli aspiranti candidati saranno cancellati 6 mesi dopo la conclusione del processo di selezione.
Le specifiche sui tempi di conservazione per ciascuna categoria di dato sono consultabili in azienda su richiesta dell’interessato.
Il trattamento è effettuato esclusivamente da parte del titolare o dei soggetti incaricati ai sensi degli artt. 28 e 29 del Regolamento UE, che operano mediante strumenti informatici e telematici con logiche strettamente correlate alle finalità espresse e, comunque, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
Va precisato che in assenza di contatti significativi per un periodo di dieci anni, ovvero in caso di esercizio dei diritti previsti dal Regolamento (UE) per l’interessato (ad es. diritto a eliminazione/oblio, di limitazione, ecc.) si provvederà a trasferire i dati personali in un apposito archivio digitale criptato e/o cartaceo (archivio protetto) rendendoli accessibili esclusivamente al Titolare del trattamento o saranno distrutti senza lasciare nessuna copia salvo diverse disposizioni dettate dalla Legge Vigente.
È previsto che sia effettuata una verifica periodica a cadenza annuale sui dati trattati e sulla possibilità di poterli cancellare se non più necessari per le finalità previste.

      
5. Accesso ai dati (categorie di destinatari a cui i dati sono possono essere comunicati)
Informiamo inoltre che i dati raccolti non saranno mai diffusi e non saranno oggetto di comunicazione senza Suo esplicito consenso, salvo le comunicazioni necessarie che possono comportare il trasferimento di dati ad enti pubblici, a consulenti o ad altri soggetti per l’adempimento degli obblighi fiscali e di legge ovvero per l’adempimento delle finalità (ove autorizzate), previa nostra lettera di incarico che imponga loro il dovere di riservatezza e sicurezza del trattamento dei dati personali.
Con riferimento all’art. 13, par. 1, lett. e) del Regolamento UE, si procede alla indicazione dei soggetti o delle categorie di soggetti (debitamente individuati ed istruiti) che possono venire a conoscenza dei dati personali dell’utente in qualità di responsabili o incaricati e si fornisce di seguito apposito elenco per categorie:

· Soci, dipendenti, collaboratori e fornitori del Titolare del trattamento in Italia e all’estero, nella loro qualità di incaricati/autorizzati e/o responsabili del trattamento (es. uffici: commerciale, tecnico, amministrativo, legale, stampa; amministratori di sistema, professionisti esterni, fornitori di servizi vari, ecc.)
· Società partner della scrivente (senza le attività delle quali non si possono rispettare gli adempimenti contrattuali) nella loro qualità di responsabili del trattamento.

I Suoi dati personali potranno altresì essere comunicati ai soggetti esterni destinatari delle pratiche che La riguardano, nel compimento delle attività e ai soggetti esterni che interagiscono con la scrivente, sempre ed esclusivamente per attività funzionali alle finalità sopra descritte, soggetti esterni chiamati a svolgere specifici incarichi, per conto del Titolare del trattamento, in qualità di Responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 del Regolamento UE. 
Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la nostra sede ed è a Vostra disposizione.
 
6. e 7. Comunicazione e trasferimento dei dati
Senza la necessità di un espresso consenso (art. 6 par. 1, lett. b), c) e f) del Regolamento UE), il Titolare del trattamento potrà comunicare i Suoi dati per le finalità di cui ai punti da 2A a 2F a organismi di vigilanza, autorità giudiziarie, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per Legge per l’espletamento delle finalità sopra indicate.
Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.
I Suoi dati non saranno diffusi.

I dati personali sono conservati su dispositivi ubicati preso la sede del Titolare del trattamento o presso provider, all’interno dell’Unione Europea. I dati da Lei conferiti potranno essere oggetto di trasferimento in Paesi non appartenenti all'UE in quanto ci avvaliamo di Responsabili esterni del trattamento che nell'espletamento dei loro servizi (es. servizi in cloud o altre tipologie di servizi), possono realizzare tale trasferimento, anche per mezzo di loro sub responsabili.
 
I dati potranno inoltre essere trasferiti a soggetti che provvedono per conto della Scrivente o autonomamente:
• alla gestione e/o alla manutenzione dei siti Internet e degli strumenti elettronici e/o telematici utilizzati dalla Società;
• all’elaborazione di ricerche statistiche e di mercato;
• all’organizzazione e allo svolgimento di eventi e manifestazioni anche di natura promozionale;
• all’assistenza legale, tributaria, previdenziale, contabile, organizzativa e commerciale, alla gestione della sicurezza sui posti di lavoro (DL.81/2008);
• all’attività di revisione.
 
Per garantire la sicurezza di tali trasferimenti, ci avvaliamo solamente di soggetti che offrono le necessarie garanzie per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate affinché il trattamento effettuato rispetti quanto previsto dal Reg. UE 679/2016 (ad esempio, valutando la presenza di decisioni di adeguatezza o disciplinando il rapporto avvalendoci di clausole contrattuali standard).
Resta in ogni caso inteso che il Titolare del trattamento, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i dati anche in paesi extra-UE.  In tal caso il Titolare assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di Legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard (le clausole contrattuali standard sono disponibili al seguente link: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm) e verifiche standard previste dalla Commissione Europea (nello specifico saranno rispettate le condizioni indicate nel CAPO V del Regolamento UE).
Il trasferimento in Paesi extra UE sarà comunque effettuato in modo da fornire garanzie appropriate e opportune ai sensi degli artt. 46 o 47 o 49 del Reg. UE 679/2016.
Sia per quanto riguarda i dati presenti sui propri dispositivi, sia per eventuali dati presenti presso provider, il Titolare del trattamento ha messo in atto misure tecniche ed organizzative adeguate a garantire un idoneo livello di sicurezza, nel pieno rispetto di quanto indicato nel Regolamento UE.
 
8. Natura del conferimento dei dati e conseguenze del rifiuto di rispondere
 
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti da 2A a 2F della presente informativa è necessario per l’instaurazione del rapporto contrattuale e per l’esatto adempimento del contratto medesimo. La informiamo che in caso di rifiuto a conferire tali dati o in caso di mancata autorizzazione al loro trattamento per tali finalità, sarà impossibile per la nostra Società adempiere agli obblighi di legge e di contratto con Lei in essere.
In tal caso, il mancato conferimento comporterà di fatto l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto contrattuale, nei limiti in cui tali dati ci sono necessari per compiere correttamente gli adempimenti legati alla gestione del contratto.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti 2G, 2H e 2I della presente informativa è invece facoltativo. Può quindi decidere di non conferire alcun dato o di negare successivamente in ogni momento la possibilità di trattare dati già forniti: in tal caso, non potrà ricevere newsletter, comunicazioni commerciali e materiale pubblicitario e/o quant’altro inerenti ai Servizi offerti dal Titolare del trattamento.
Continuerà comunque ad avere diritto ai Servizi di cui ai punti da 2A a 2F.
 
9. Diritti dell’interessato
Nella Sua qualità di interessato, ha i diritti di cui agli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE di seguito riportati e precisamente ha il diritto ad:
- ottenere la conferma dell’esistenza e del trattamento di dati personali che lo riguardano nonché la loro copia scritta (elettronica) in forma chiara e comprensibile (cd. diritto di accesso);
- ottenere le indicazioni circa la finalità del trattamento, le categorie di dati personali, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati e, quando possibile, il periodo di conservazione;
- ottenere la rettifica dei dati che lo riguardano (cd. diritto di rettifica)
- ottenere la cancellazione dei dati che lo riguardano (cd. diritto all’oblio);
- ottenere le limitazioni del trattamento (cd. diritto di limitazione di trattamento);
- qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, ottenere tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;- ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli da un titolare del trattamento in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli ad altro titolare del trattamento senza impedimenti (cd. diritto alla portabilità dei dati);
- opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto (cd. diritto di opposizione). Si informa specificatamente e separatamente, come richiesto dall’art. 21 del Regolamento UE che qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l'interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità e che qualora l'interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non potranno più essere oggetto di trattamento per tali finalità;
- opporsi ad un processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione;
- revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
- proporre reclamo a un’autorità di controllo (Garante per la Protezione dei Dati Personali). 
 
Potrebbero esserci condizioni o limitazioni ai diritti dell’interessato. Non è quindi certo che, ad esempio, si abbia il diritto di portabilità dei dati in tutti i casi, ciò dipende dalle circostanze specifiche dell'attività di elaborazione.
 
10. Modalità di esercizio dei dirittiPotrà in qualsiasi momento esercitare i diritti inviando:
- una raccomandata  a.r.  alla scrivente (vedere l’indirizzo indicato nella carta intestata);
- una e-mail all’indirizzo uff-amministrativo@idrobasegroup.com
  
11. Dati personali non ottenuti presso l’interessato
Può capitare che la scrivente non sia il Titolare del trattamento al quale Lei ha dato i suoi dati personali, ma risulti essere co-titolare del trattamento o responsabile del trattamento in esterno e che quindi i Suoi dati siano giunti alla scrivente in seconda battuta a causa di un contratto che regola le parti. In questo caso si precisa che la scrivente farà il possibile per accertarsi che Lei sia stato informato ed abbia dato il consenso al trattamento. Può chiedere in ogni momento alla scrivente l’origine di acquisizione dei Suoi dati.
 
12. Minori
Quanto offerto dal Titolare del trattamento ed oggetto del rapporto con Lei in essere non prevede l’acquisizione intenzionale di informazioni personali riferite ai minori. Nel caso in cui informazioni su minori fossero involontariamente registrate, il Titolare del trattamento le cancellerà in modo tempestivo, su richiesta dell’interessato.
 
13. Titolare, D.P.O. (R.P.D.), Incaricati e Responsabili del trattamento
Di seguito le forniamo alcune informazioni che è necessario portare alla sua conoscenza, non solo per ottemperare agli obblighi di Legge, ma anche perché la trasparenza e la correttezza nei confronti della nostra clientela è parte fondante della nostra attività.
Titolare del trattamento. Il Titolare del Trattamento dei suoi dati personali è Idrobase Group Srl, responsabile nei suoi confronti del legittimo e corretto uso dei suoi dati personali e che potrà contattare per qualsiasi informazione o richiesta ai seguenti recapiti: telefono +39 049 9335903, e-mail: uff-amministrativo@idrobasegroup.com
D.P.O. (Data Protection Officer) – R.P.D. (Responsabile delle Protezione dei Dati). Potrà inoltre rivolgersi al Responsabile della Protezione dei Dati per avere informazioni e inoltrare richieste circa i suoi dati o per segnalare disservizi o qualsiasi problema eventualmente riscontrato.Il Titolare del trattamento ha nominato Responsabile della Protezione dei Dati il Sig. Nicola Ghinello che potrà contattare ai seguenti recapiti: telefono +39 348 3165267, e-mail: nicola.ghinello@dpo-rpd.com.
Incaricati. L’elenco aggiornato degli incaricati al trattamento è custodito presso la sede del Titolare del trattamento.
Responsabili del trattamento
Per brevità la lista dettagliata di tali figure è disponibile presso la sede del Titolare del trattamento ed è a Sua disposizione.
 
  
Il Titolare del trattamento
Idrobase Group Srl